Penyusunan Program dan Anggaran

A. Penyusunan Program

Penyusunan program adalah proses penentuan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dalam jangka panjang (umumnya untuk jangka waktu 3 - 5 tahun), dan penaksiran jumlah sumber-sumber (resources) yang akan dialokasikan pada setiap program. Program umumnya disusun sesuai dengan jenis atau keluarga produk (product lines). Program sering pula disebut dengan perencanaan jangka panjang (long-range planning).

Dalam penyusunan program terdapat tiga kegiatan pokok, yaitu : 

1. Meninjau kembali program yang sedang dilaksanakan : Peninjauan kembali terhadap program yang sedang dilaksanakan oleh perusahaan sangat diperlukan, karena perusahaan akan dapat segera mengetahui kemungkinan-kemungkinan perubahan yang akan terjadi dan pengaruhnya terhadaap perusahaan yang bersangkutan. Dengan demikian, perusahaan dapat segera mengambil kebijaksanaan dan tindakan untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin timbul. Yang disebabkan oleh perubahan keadaan di masa yang akan datang. Suatu cara yang sistematis untuk menganalisis program yang sedang dilaksanakan disebut dengan nama Zero-Base Review. Manfaat Zero-Base Review adalah untuk mengatasi kecenderungan suatu organisasi yang umumnya cepat puas terhadap suatu hasil yang telah dicapai. Zero-Base Review digunakan terutama untuk menganalisis program yang sedang dilaksanakan pada Pusat Biaya Diskresionari, misal nya : Departemen Akuntansi dan Departemen Personalia. Berhubung Zero-Base Review memerlukan waktu yang relatf lama, maka tidak mungkin dilaksanakan setiap tahun untuk menganalisis setiap program yang sedang dilaksanakan dan untuk setiap Pusat Biaya Diskresionari. Umumnya Zero-Base Review dilaksanakan setiap tiga sampai lima tahun. 
2. Mempertimbangkan usulan program baru : Kegiatan pokok dalam penyusunan program dapat berupa mempertimbangkan usulan program baru. Dalam hal ini manajemen dihadapkan pada masalah pemilihan alternatif, yaitu : menerima atau menolak usulan program baru. Manajemen dalam mempertimbangkan usulan program baru harus lebih berhati-hati, karena program baru berkaitan dengan investasi modal baru yang umumnya memerlukan dana dalam jumlah relatif besar dan akan terikat dalam jangka waktu relatif lama. 
3. Mengkoordinasi program-program dalam suatu sistem penyusunan program secara formal : Sistem penyusunan program secara formal diperlukan oleh setiap organisasi, baik dalam kegiatan peninjauan kembali program-program yang sedang dilaksanakan maupun dalam pengambilan keputusan atas program baru. Dengan sistem penyusunan program yang formal tersebut, konsekuensi keuangan suatu program dan konsekuensi-konsekuensi yang lain dapat diproyeksikan untuk beberapa tahun yang akan datang. Proyek tersebut dikenal engan sebutan Perencanaan Jangka Panjang (Long-range plan), yang memuat tentang pendapatan, biaya dan informasi yang lain untuk setiap program yang ada.

Proses penyusunan program umumnya dimulai beberapa bulan menjelang dimulainya proses penyusunan anggaran. Penyusunan program yang formal umumnya melalui tahap-tahap sebagai berikut :

1. Penentuan tujuan dan strategi dasar oleh manajemen puncak, yang hasilnya disebarkan kepada para manajer operasi.
2. Berpedoman pada tujuan dan strategi yang telah ditetapkan, para manajer operasi membuat usulan-usulan program untuk didiskusikan dengan manajemen puncak.
3. Usulan program tersebut didiskusikan oleh manajemen puncak dan para manajer operasi, jika perlu diadakan revisi, penambahan atau pengurangan, sehingga ditetapkan sebagai suatu program perusahaan secara keseluruhan.

Ada beberapa metode atau teknik yang dapat digunakan dalam sistem penyusunan program secara formal, antara lain adalah Sistem Perencanaan, Penyusunan Program dan Penyusunan Anggaran atau dikenal dengan singkatan PPBS (Planning, Programming, and Budgeting System); Teknik Evaluasi dan Telaah Program yang dikenal dengan PERT (Program Evaluation and Review Technnique); Metode Jangka Kritis atau disebut pula CPM (Critical Path Method).
 

B. Penyusunan Anggaran
Anggaran adalah suatu rencana yang dinyatakan secara kuantitatif, umumnya dalam bentuk satuan uang, untuk jangka waktu tertentu. Periode anggaran umumnya satu tahun, atau dikenal dengan nama Anggaran Tahunan (Annual Budget). Anggaran memuat tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu perusahaan, yang penyusunannya biasanya berdasarkan setiap pusat pertanggungjawaban yang ada di dalam perusahan yang bersangkutan.
Penyusunan anggaran dilakukan, baik oleh organisasi yang berorientasi mencari keuntungan maupun oleh organisasi yang orientasi nya tidak semata-mata mencari keuntungan. Bagi organisasi yang profit oriented anggaran tahunan umumnya dimaksudkan sebagai perencanaan laba (profit plan).

Kegunaan Anggaran
Kegunaan atau manfaat anggaran adalah sebagai berikut :

1. Sebagai alat bantu untuk membuat dan mengkoordinasikan perencanaan jangka pendek (short-range plans).
2. Sebagai alat komunikasi antara rencana yang disusun dengan para manajer pusat pertanggungjawaban.
3. Sebagai alat untuk memotivasi para manajer dalam mencapai tujuan  pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.
4. Sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan yang sedang dilaksanakan.
5. Sebagai pedoman untuk mengevaluasi prestasi para manajer dan pusat pertanggung jawaban yang dipimpinnya.
6. Sebagai piranti pendidikan bagi para manajer.

Berdasarkan kegunaan anggaran tersebut ditas, maka anggaran mempunyai fungsi-fungsi sebgai berikut:

- Perencanaan
Anggaran merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan, disamping program. Para manajer dalam menyusun anggaran harus mempertimbangkan kemungkinan perubahan kondisi pada masa yang akan datang, dan menentukan langkah yang diperlukan untuk menghadapi perubahan kondisi tersebut.
Disamping itu, anggaran mempunyai peran sebagai alat koordinasi bagi rencana kegiatan yang disusun oleh setiap pusat pertanggungjawaban. Rencana kegiatan suatu pusat pertanggungjawaban akan mempengaruhi dan atau dipengaruhi oleh rencana kegiatan yang disusun oleh pusat pertanggungjawaban yang lain.

- Komunikasi
Rencana kegiatan yang telah disusun oleh manajemen tidak akan dapat dilaksanakan dengan baik, jika manajemen yang bersangkutan tidak cukup memahami apa yang dimaksud dalam rencana tersebut. Pemahaman yang cukup,tidak hanya pengetahuan mengenai rencana tertentu, tetapi meliputi juga pemahaman mengenai kebijakan yang akan ditetapkan dan kemungkinan kendala yang akan dihadapi oleh organisasi.
Anggaran, dalam hal ini mempunyai peranan sebagai penyebar informasi dan batasan-batasannya mengenai rencana kegiatan yang telah disusun. Dengan demikian anggaran memuat informasi yang penting dari suatu rencana kegiatan dan mengkomunikasikannya kepada para manajer pusat pertanggungjawaban.

- Motivasi
Anggaran berfungsi juga sebagai alat pendorong yang dapat membangkitkan motivasi para manajer dalam mencapai tujuan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Motivasi tersebut akan semakin meningkat, jika para manajer berperan secara aktif dalam menyusun dan melaksanakan anggaran perusahaan

- Pengendalian
Suatu anggaran memuat tentang hasil-hasil yang diinginkan oleh suatu organisasi atau bagian organisasi, dalam jangka waktu tertentu. Anggaran perlu disusun secara cermat, agar dapat digunakan sebagi dasar pembanding bagi realisasi anggaran. Dalam proses pengendalian, manajemen menjamin bahwa kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan hasil-hasil yang diinginkan seperti yang termuat dalam anggaran. Oleh karena itu, peran anggaran selain sebagai alat perencanaan dan koordinasi, juga sebagai alat pengendalian untuk menilai prestasi dari setiap manajer dan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.

- Evaluasi
Hasil Pembandingan antara realisasi dengan anggaran selama satu tahun, umumnya merupakan faktor yang menentukan untuk mengevaluasi setiap manajer dan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Bagi manajer yang berprestasi (menghasilkan selisih yang menguntungkan bagi pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya), biasanya akan memperoleh bonus atau penghargaan atas prestasi yang telah dicapai.

- Pendidikan
Anggaran berfungsi pula sebagai piranti pendidikan para manajer, terutama dalam kaitannya dengan segala macam pekerjaan yang ada di dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya dan pertaliannya dengan pusat-pusat pertanggungjawaban yang lain di dalam organisasi. Apalagi jika manajer yang bersangkutan masih relatif baru dalam menduduki jabatan sebagai manajer suatu pusat pertanggungjawaban, dalam proses penyusunan anggaran pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya, banyak pengetahuan baru yang akan diperolehnya.
 

Klasifikasi Anggaran
Anggaran perusahaan secara keseluruhan terdiri atas beberapa jenis anggaran. Masing-Masing jenis anggaran tersebut, mempunyai hubungan yang satu dengan yang lain dalam suatu jaringan kerja yang dikenal dengan sebutan Anggaran Induk (Master Budget). Masing-masing jenis anggaran yang termasuk dalam jaringan kerja anggaran induk adalah sebagai berikut :

1. Anggaran Penjualan
Anggaran penjualan memuat tentang rencana penjualan selama periode anggaran (umumnya satu tahun), yang dinyatakan dalam satuan uang dan kuantitas penjualan.
Anggaran Penjualan disusun berdasarkan Proyeksi Penjualan yang dibuat oleh perusahaan. Anggaran Penjualan disebut sebagai anggaran kunci dalam proses penyusunan anggaran, karena anggaran tersebut merupakan dasar penyusunan jenis anggaran yang lain, yaitu : Anggaran Produksi, Anggaran Biaya Non Produksi, Anggaran Kas, dan Anggaran Rugi-Laba.

2. Anggaran Produksi
Anggaran produksi, memuat tentang rencana unit yang diproduksi selama periode anggaran. Taksiran produksi ditentukan berdasarkan rencana penjualan dan persediaan yang diharapkan. Anggaran produksi merupakan dasar penyusunan anggaran biaya produksi, yaitu : Anggaran Biaya Bahan Baku,, Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung dan Anggaran Biaya Overhead Pabrik. Anggaran produksi dapat pula digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran Persediaan atau sebaliknya.

3. Anggaran Biaya Produksi, terdiri atas :

Anggaran Biaya Bahan Baku :
Anggaran Biaya Bahan Baku memuat taksiran bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi yang dinyatakan dalam satuan uang maupun kuantitas bahan baku. Dari anggaran ini akan diketahui pembelian bahan baku yang dianggarkan, yang selanjutnya digunakan sebagai dasar penyusunan Anggaran Kas dan Anggaran Rugi-Laba.
 

Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung :
Anggaran Biaya Tenaga Kerja Langsung memuat taksiran biaya tenaga kerja langsung selama periode anggaran yang selanjutnya digunakan sebagai dasar penyusunan Anggaran Kas dan Anggaran Rugi-Laba
 

Anggaran Biaya Overhead Pabrik
Anggaran Biaya Overhead Pabrik memuat taksiran biaya overhead pabrik selama periode anggaran yang digunakan dalam penyusunan Anggaran Kas dan  Anggaran Rugi-Laba.

4. Anggaran Biaya Nonproduksi, 

Anggaran Biaya Nonproduksi terdiri atas Anggaran Biaya Pemasaran dan Anggaran Biaya Administrasi dan umum, yang masing-masing memuat taksiran biaya pemasaran dan biaya administrasi dan umum. Anggaran ini juga digunakan sebagai dasar penyusunan Anggaran Kas dan Anggaran Rugi-Laba. Anggaan Penjualan, Produksi, Biaya Produksi dan Biaya Nonproduksi seperti yang telah diuraikan dimuka, merupakan bagian dari Anggaran Operasi (Operating Budget). Untuk memperoleh gambaran mengenai rencana operasi perusahaan secara keseluruhan, Anggaran Operasi dapat disusun berdasarkan dua macam cara, yaitu :
1). Anggaran Program
Anggaran Program yaitu anggaran operasi yang disusun berdasarkan program-program utama perusahaan yang berupa jenis atau keluarga produk yang dihasilkan dan program tertentu diluar produk(misal program penelitian dan pengembangan). Anggaran Program umumnya digunakan untuk menganalisis keselarasan diantara program-program perusahaan.
2). Anggaran Pertanggungjawaban
Anggaran Pertanggungjawaban yaitu anggaran operasi yang disusun berdasarkan pusat-puat pertanggungjawaban yang ada di dalam perusahaan. Program pertanggungjawaban digunakan sebagai alat pengendalian setiap manajer dan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.

5. Anggaran Pengeluaran Modal
Anggaran Pengeluaran Modal memuat tentang rencana perubahan aktiva tetap peruahaan selama periode anggaran. Anggaran ini disusun berdasarkan Proyeksi Penjualan dan digunakan sebagai dasar penyusunan Anggaran Kas, Anggaran Biaya Overhead Pabrik dan Anggaran Biaya Nonproduksi.

6. Anggaran Kas
Anggaran Kas berisi mengenai taksiran sumber dan penggunaan kas selama periode anggaran. Anggaran kas disusun berdasarkan Anggaran Operasi dan Anggaran Pengeluaran Modal dan digunakan sebagai dasar penyusunan Anggaran Neraca.

7. Anggaran Rugi-Laba
Anggaran Rugi-Laba memuat mengenai taksiran rugi atau laba perusahaan selama periode anggaran. Anggaran ini disusun dari anggaran Operasi dan digunakan sebagai dasar penyusunan Anggaran Neraca.

8. Anggaran Neraca
Anggaran Neraca berisi mengenai rencana posisi keuangan (aktiva,utang dan modal) perusahaan pada awal dan akhir periode anggaran. Anggaran Neraca disusun dari Anggaran Kas dan Anggaran Rugi-Laba dan digunakan untuk dasar penyusunan Anggaran Perubahan Posisi Keuangan.

9. Anggaran Perubahan Posisi Keuangan
Anggaran Perubahan Posisi Keuangan memuat mengenai rencana perubahan aktiva,utang dan modal perusahaan selama periode anggaran. Anggaran ini disusun dari Anggaran Neraca.
 

Organisasi Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran perusahaan biasanya dikoordinir oleh Departemen Anggaran atau oleh Komite Anggaran yang anggotanya terdiri seorang atau beberapa direktur dan para manajer pusat pertanggungjawaban. Proses penyusunan anggaran yang dikoordinir oleh Komite Anggaran adalah sebagai berikut :

1. Komite Anggaran, berdasarkan program perusahaan yang telah ditetapkan membuat pedoman umum penyusunan anggaran yang selanjutnya di mintakan persetujuan kepada Direksi.
2. Komite Anggaran mendistribusikan pedoman umum penyusunan anggaran yang telah disetujui Direksi kepada setiap pusat pertanggungjawaban.
3. Manajer pusat pertanggungjawaban beserta staf dalam unit yang bersangkutan membuat usulan anggaran dan selanjutnya mengajukannya kepada Komite Anggaran.
4. Komite Anggaran membahas usulan anggaran setiap pusat pertanggungjawaban. Jika dipandang perlu, Komite Anggaran mengusulkan kepada pusat pertanggungjawaban untuk merevisi usulan anggarannya. Revisi tersebut diperlukan agar ada kesesuaian dengan program perusahaan dan atau dengan usulan anggaran pusat pertanggungjawaban yang lain.
5. Komite anggaran mengajukan usulan anggaran yang final kepada Direksi untuk disahkan.
6. Komite Anggaran mendistribusikan anggaran yang telah disetujui Direksi kepada setiap pusat pertanggungjawaban.

C. Hubungan Program dengan Anggaran
Berdasarkan uraian-uraian tersebut dimuka, penyusunan program dan penyusunan anggaran merupakan proses perencanaan dalam suatu organisasi. Antara keduanya mempunyai perbedaan sebagai berikut :

1. 1. Program disusun sebelum penyusunan anggaran. Sedangkan anggaran disusun setelah dan berdasarkan program.
2. 2. Program disusun untuk jangka waktu beberapa tahun, sedangkan anggaran disusun untuk jangka waktu satu tahun.
3. 3. Program biasanya disusun berdasarkan jenis atau keluarga produk yang dihasilkan perusahaan. Sedangkan anggaran umumnya disusun berdasarkan pusat pertanggungjawaban yang ada dalam perusahaan.