Struktur Organisasi dan Desain Pekerjaan

A. Bentuk - Bentuk organisasi

1.     Organisasi Garis (line Organization)

Pada jenis organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing memberi pertanggungjawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Di sini seseorang hanya bertanggung jawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu setiap atasan dituntut berpengetahuan yang serba guna sebab ia tidak memilik pembantu ahli.

Kebaikan organisasi garis:

1.   Garis tanggung jawab dan wewenang yang berlangsung bersifat sederhana serta mudah dimengerti

2.     Disiplin dan pengawasan dipermudah karena jelasnya saluran perintah

3.     Keputusan dapat dibuat lebih cepat

4.   Jika digunakan secara tepat,dapat memiliki flesibilitas terhadap perubahan keadaan

Keburukan organisasi garis:

1.     Pertumbuhan fungsi garis tanpa perkembangan fungsi staf akan membebani tanggung jawab administratif secara berlebihan

2.     Sulit untuk memperoleh dan melatih karyawan yang serba bisa

3.     Diperlukan pemimpin perusahaan yang cakap dan berpengtahuan luas

4.     Seringkali terjadi kurang adanya koordinasi antar bagian secara horizontal

2.     Organisasi Garis dan Staf (Line Staff Organization)

Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar yang luas daerah kerjanya serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Struktur organisasi ini berusaha untuk menyempurnakan kekurangan yang ada pada struktur oraganisasi garis.

Disini kesatuan perintah tetap dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan kepada atasan tersebut. Bawahan harus bertanggung jawab atas pelaksanaan perkerjannya. Dalam hal ini terdapat satu atau beberapa orang staf. Maksud dari staf disini ialah orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi tersebut jika pimpinan itu mengalami kesulitan dalam memecahkan persoalan organisasi. Jadi tugas staf di sini hanya memberi nasehat kepada pimpinan, tetapi tidak mempunyai hak untuk memerintah bawahan, karena secara formal yang berhak memerintah bawahan hanya pimpinan saja.

Kebaikan Oraganisasi Garis dan Staff

1.     Manajer hanya memerlukan keahlian khusus dalam bidangnya saja

2.     Dapat mewujudkan “The right man in the right place”

3.     Semua perintah diberikan ke bawah melalui pimpinan sehingga kewibawaan pimpinan tetap terjaga

4.  Fungsi - fungsi staf dilaksanakan oleh unit staf ahli menurut bidangnya sehingga dapat diperoleh efektivitas yang cukup tinggi sedangkan unit garis dapat memusatkan perhatiannya pada fungsi utamanya

Keburukan Organisasi Garis dan Staff

1.  Wewenang staf harus dinyatakan secara tegas agar tidak menimbulkan friksi, sebab seorang staf mulanya hanya memberikan nasehat pada akhirnya dapat memberi perintah

2.   Unit staf sering dapat memaksakan sarannya pada unit garis dan dapat tidak efektif jika hanya menunggu sampai diminta untuk memberikan saranya

3. Seringkan sukar dikoordinasikan disebabkan rumit dan kompleksnya susunan organisasi

4.   Struktur ini merupakan bentuk organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, misalkan fungsi produksi,keuangan,administrasi dan lain-lain. 

3.     Organisasi Fungsional

Struktur ini merupakan bentuk organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi – fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, misalkan fungsi produksi, keuangan, administrasi dan lain – lain.

Disini seorang karyawan tidak bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.

Dalam struktur ini terdapat sejumlah spesialis fungsional yang mengawasi kegiatan masing-masing karyawan, jadi berbagai unit staf mempunya wewenang garis atas orang yang sama.

Kebaikan organisasi fungsional :

1.     Memberikan kemungkinan adanya spesialisasi

2.   Mudah untuk mengisi setiap jabatan karena masing-masing hanya dibutuhkan keahlian tertentu

3.     Memberikan pengawasan teknis yang lebih efektif kepada karyawan

Keburukan organisasi fungsional :

1. Dapat mematahkan kesatuan perintah dan tanggung jawab karena buruh menerima peritah dari beberapa atasan yang memiliki kekuasaan yang sama

2.     Seringkali terjadi para spesialis (ahli) sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.

B.   Pengertian dan Peranan asas-asas organisasi

Asas-asas oraganisasi adalah berbagai pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas dapat berjalan lancar. Dari definisi tersebut berarti asas-asas organisasi berperan dua macam :

Pertama : pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat dan efesien

Kedua  : pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan dengan lancar.

Adapun urutan asas-asas organisasi adalah sebagai berikut

- Perumusan tujuan yang jelas

- Departemenisasi

- Pembagian kerja

- Koordinasi

- Pelimpahan Wewenang

- Rentangan Kendali

- Jenjang Organisasi

- Kesatuan Perintah

- Fleksibilitas

- Berkesinambungan

- Keseimbangan

Secara terperinci penjelasan masing-masing asas-asas organisasi tersebut adalah sebagai berikut:

1.     Perumusan tujuan dengan jelas

Rumusan tujuan dengan jelas memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, penyumbangan pengalaman,kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi. MC. GREGOR mengemukakan tentang tujuan yang jelas adalah :

- tujuan yang efektif menambah semangat semua anggota untuk bekerja ke arah tujuan yang sama

- tujuan yang jelas memberikan tongkat pengukur yang obyektif untuk mengukur, membandingkan dan menilai pelaksanaan

2.     Departemenisasi

Departemenisasi merupakan asas pembentukan satuan organisasi yang akan diserahi beban kerja tertentu. Jadi Departemenisasi adalah: “Aktivitas untuk menyusun satuan-satuan (unit-unit) organisasi yang diperlukan untuk melakaukan fungsi yang ada”. Dalam pembentukan satuan organisasi yang harus diperhatikan adalah :

- jumlah satuan organisasi hendaknya sedikit mungkin

- satuan organisasi dibentuk harus berfungsi bulat

- perluasan aktivitas pada tahan pertama harus ditampung lebih dulu oleh satuan yang ada sehingga tidak tergesa-gesa membentuk satuan yang baru

Kedudukan satuan organisasi di dalam strukur organisasi ada 2 macam:

· Pertama: satuan organisasi yang berkedudukan langsung di bawah pucuk pimpinan organisasi yang disebut “satuan organisasi utama”

·  Kedua: satuan organisasi yang berkedudukan di bawah satuan organisasi utama yang disebut “satuan organisasi lanjutan”

Macam-macam Departemenisasi antara lain :

- berdasarkan fungsi tertentu

- berdasarkan hasil produksi

- berdasarkan rangkaian kerja

- berdasarkan langganan

- berdasarkan jasa

- berdasarkan alat

- berdasarkan wilayah

- berdasarkan waktu

- berdasarkan jumlah

3.  Pembagian Kerja

   Asas ini dapat dikaitkan dengan pejabat yang harus menempatinya atau dengan satuan organisasinya. Maka asas pembagian kerja dapat diartikan dua macam yaitu:

Pertama : perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu

Kedua  : perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau serta hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu

Dalam melakukan pembagian kerja harus diperhatikan adalah

- tiap-tiap satuan organisasi harus mempunyai perincian aktivitas yang jelas

- beban tugas setiap pejabat hendaknya merata

- penempatan para pejabat hendaknya dengan tepat

- penambahan atau pengurangan pejabat harus berdasarkan volume kerja

4. Koordinasi

·        Koordinasi adalah :

- suatu asas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi harus ada keselarasan aktivitas di antara satuan-satuan organisasi atau keselarasan di antara pejabatnya.

- suatu asas umum dalam suatu organisasi

- suatu asas pokok dari suatu organisasi

·        Manfaat koordinasi :

- Menghidarkan konflik

- Menjamin kesatuan sikap

- Menjamin kesatuan tindakan

- Menjamin kesatuan kebijaksanaan

- Menjamin kesatuan pelaksanaan

·        Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :

- pertemuan informasi

- pertemuan resmi

- penyebarkan kartu

·        Macam-macam koordinasi :

- Koordinasi penegak

- Koordinasi mendatar

- Koordinasi mekanis

- Koordinasi prosedar

- Koordinasi substansi

·        Luasnya koordinasi

- koordinasi di dalam diri seorang pejabat

- koordinasi antara pejabat dengan pejabat

- koordinasi antara satuan organisasi dengan organisasi

- koordinasi antara organisasi dengan organisasi

5. Pelimpahan Wewenang

  Wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan adalah penyerahan. Jadi pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. Pelimpahan wewenang yang dapat dilakukan di antara pejabat yang lebih tinggi kepada pejabat yang lebih rendah disebut “pelimpahan wewenang penegak” sedang pelimpahan wewenang yang dapat dilakuakan di antara pejabat yang sederajad disebut: ”pelimpahan wewenang mendatar”. Dalam melakukan pelimpahan wewenang yang perlu diperhatikan :

- batas wewenang setiap pejabat harus jelas

- tanggung jawab dipikul oleh kedua belah pihak

- perlu adanya pembimbingan

- perlu adanya pengedalian

Pelimpahan wewenang dapat terhalang karena sikap pimpinan misalnya :

- merasa dirinya telah sempurna

- tidak mempercayai bawahan

- tidak mempunyai alat kendali

Pelimpahan wewenang dapat terhalang karena sikap bawahan misalnya :

-         Selalu ingin pekerjaan yang mudah

-         Tidak percaya kepada diri sendiri

-         Takut disalahkan

-         Terlalu banyak tugas

-         Tidak ada perangsang

Manfaat yang diperoleh

-         Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja

-         Tiap-tiap tugas dapat dibuat dengan lebih cepat

-         Putusan-putusan dapat dibuat dengan lebih cepat

-         Inisiatif dan rasa tanggung jawab dapat dipertinggi

6. Rentangan Kendali

Rentangan kendali adalah Jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan. Sedang bawahan langsung merupakan sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang atasan tertentu. Faktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan pengawasan :

Faktor subjektif

-         Pengalaman

-         Kecakapan

-         Kesehatan

-         Umur

Faktor objektif

-         Corak pekerjaan

-         Letak bawahan

-         Stabil atau lebihnya organisasi

-         Jumlah tugas pada atasan

-         Jumlah tugas pada bawahan

Pendapat V.A. GRAICUNAS

Bahwa di dalam rentangan pengawasan terdapat 4 hubungan yaitu

a.     Hubungan tunggal

b.     Hubungan kelompok

c.      Hubungan saling

d.     Hubungan total

7. Jenjang Organisasi

Jenjang organisasi adalah “tingkat-tingkat satuan organiasasi yang didalamnya terdapat pejabat tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai dengan bawahan dalam suatu fungsi tertentu

Menurut CAROLL L SHARTLE :

Yaitu perbedaan antara peranan atasan dan bawahan

Peranan pejabat atasan berhak untuk menggunakan bawahan

Sedang bawahan mengharap untuk menerima wewenang dari atasan dan mempertanggung jawabkan kepadanya. Tingkatan dalam struktur organisasi dibedakan 3 macam : 

-         Struktur organisasi pipih

-         Struktur organisasi datar

-         Struktur organisasi curam

Manfaat/guna garis saluran dalam jenjang hubungan ke bawah meliputi antara lain :

- perintah

- pengendalian

- pembimbingan

Hubungan ke atas

- laporan

- keluhan

- saran

- pendapat

Hubungan mendatar meliputi

- permintaan

- pertimbangan

- persetujuan

8.  Kesatuan Perintah

Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu. Tidak ada kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan, keraguan, dari para bawahan.

W. WARREN HAYNES L. MASSIE

Mengatakan: “tidak ada orang melayani dua kepala atau dalam buku management dikatakan

“tidak ada anggota suatu organisasi dapat melapor kepada lebih dari seorang atasan

9.   Fleksibilitas

Struktur organisasi harus mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Kalau diubah tetapi menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan, maka ini bukalah fleksiblitas

Adapun perubahan yang mungkin terjadi sehingga menyebabkan perlunya struktur organisasi diubah misalnya :

- perubahan tujuan

- penambahan tujuan

10. Berkesinambungan

Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana dapat melanjutkan aktivitas operasinya secara terus menerus.

Suatu organisasi yang telat dibentuk, oleh para pembentuknya pasti diharapkan dapat berjalan terus atau hidup terus.

11. Keseimbangan

Fungsi serta kesatuan organisasi harus ditempakan dalam struktur organisasi sesuai dengan peranannya. Fungsi utama dalam suatu organisasi harus dilakukan oleh satuan organisasi yang berkedududkan setingkat di bawah pimpinan. Fungsi serta satuan organisasi yang mempunyai peranan sama pentingnya harus ditempatkan pada jenjang yang sama.

C.   Deskripsi pekerjaan

Dalam upaya pengembangan sumber daya manusia dan mengisi serta membina sesuai dengan peraturan organisasi yang ada dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi, umumnya setiap organisasi mengalami hambatan dalam menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan.

Deskripsi pekerjaan :

1.     Nama jabatan

2.     Spesifikasi pekerjaan, berisikan penjelasan singkat mengenai :

     a.     Tugas pokok dan Tanggung jawab

     b.     Tugas rutin

     c.      Tugas kadangkala

     d.     Wewenang

     e.      Hubungan kerja

3.     Persyaratan jabatan berisikan persyaratan-persyaratan yang sebaiknya dimilik oleh setiap karyawan agar melaksanakan pekerjaan pada jabatan yang diduduki. 

Persyaratan itu meliputi :

a.     Pendidikan

b.     Pengalaman

c.      Kemampuan

d.     Ketrampilan

e.      Lain-lain

Manfaat deskripsi pekerjaan :

-         Atasan : untuk mengoptimalkan peran dan tanggung jawab bawahan

-    Pimpinan Organisasi : untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

-     Pemegang jabatan : sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi

-   Perekrut : untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan

-         Trainer : untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan

-    Assessor : untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)

-     Perencana Karir : untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan organisasi.

-  Perencanaan dan Pengembangan Organisasi : untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan

-    Job Evaluator : untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya.