Menulis Laporan

A. Pengertian Laporan

Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas/ pejabat tertentu dalam suatu system administrasi. Laporan berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan, percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi untuk disampaikan kepada pihak lain.

B. Fungsi Laporan

Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas/ perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanya. Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:

1. Fungsi Informatif : Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya.
2. Fungsi Pertanggung jawaban : Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan/ atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan : Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan : Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan

pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.

C. Prinsip – Prinsip Penulisan Laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat – syarat berikut ini.

1. Lengkap : Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap.
2. Jelas : Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif.
3. Benar / Akurat : Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
4. Sistematis : Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
5. Objektif : Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
6. Tepat waktu : Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

 D. Jenis Laporan

Laporan dapat digolongkan menurut:

1. Maksud Pelaporan

a. Laporan Informatif, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

b. Laporan Rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

c. Laporan Analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

d. Laporan Pertanggung jawaban, yaitu di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif)

e. Laporan Kelayakan (feasibility report), yaitu pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan, layak atau tidak. Berbagai alternatif dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2. Bentuk Laporan

a. Laporan berbentuk Memo : Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

b. Laporan berbentuk Surat : Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

c. Laporan berbentuk Naskah : Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

d. Laporan berbentuk Campuran : Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – bagiannya lebih mudah dilakukan.

3. Waktu Penyampaian

a. Laporan Insidental : Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali - sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

b. Laporan Periodik : Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.